社会人としてメールや文書を作るために役立つ文章力をつけるコツ


自分には文章力がないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか?

文章力をつけるには「たくさん書く」しかないのでしょうか?

文章力が上がるというのはどういうことなのでしょうか?

文章力ってどうやって上げれば良いのでしょうか?

今回はそんな話をしていきます。

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限られた文字数の中で伝える

社会人として働くためにはコミュニケーション能力が求められ、メールや文書などで情報のやり取りをしないといけません。

その際に文章力がないと相手が読んで分かりにくい内容で、逆に迷惑をかけてしまうことになるものです。

文章はただ単に書けばいいわけでなく、普段の会話で話している内容をそのまま表記しても実際には通用しないこともあります。

ほかにも、ブログやSNSなどで文章を書いて相手に情報を発信しますが、意味が分かりづらいと読むことを辞めてしまいチャンスを失ってしまうものです。

また、卒業論文などで文字数が決められていますが、一番やってはいけないことといえば同じ内容を繰り返して文字数を埋める方法です。

文章の長さは句読点を付けて50文字から70文字を目安に、主語と述語をつけて分かりやすくする必要があります。

最近ではクラウドソーシングなどで文章を書いて報酬を得るネット副業がありますが、依頼するクライアントが求める条件を満たすことが必要です。

ちなみに、クライアントが文章を募集する理由は情報誌などに掲載するためで、報酬を得るからにはより多くの人に読んでもらえるようにしないといけません。

このため、回りくどい文章を多くすると無意味で、限られた文字数の中で伝える内容をなるべく多くすることが重要です。

言いたい内容を明確に決める

文章の書き方は慣れていないと相手が読んでもらえるか不安になりますが、意識して書くようにすると効果的です。

基本的に文章は主語と述語があり、途中に句点が付き最後に読点があります。

「とき」や「こと」などの表現は使う人によって漢字とひらがなにわかれますが、漢字で表記すると堅苦しい内容になってしまうものです。

また、「クセ」などあえてカタカナを使い、文章の中に自然体で織り交ぜるようにすると注目されやすくなります。

文章の構成は相手が読んでイメージしやすくしないと意味がなく、クドい文末にするだけで文字数稼ぎだと思われます。

文末は何度も同じ言葉になるとまとまりがなく、違うものにするなど工夫することが大事です。

表現は的確な内容にしないと相手に読んでもらえないため、あいまいになることや受け身にならないように心がけないと効果がありません。社会人として企業で働くときは営業活動で顧客や取引先とのコミュニケーションが必要で、あいまいな内容を伝えると信用を失います。このため、言いたい内容を明確に決め、自信を持って伝えるよう意識することが重要です。

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短くて的確に伝わるように書く

文章を書くことに自信がなくて困っているときはネットで検索するとテンプレートがあり、内容に沿って書いてみるとコツをつかめます。

テンプレートは主張から入り根拠や定説などを説明し、権威付けを行って具体例を挙げる流れです。

そして、事例や比喩などを挙げてから疑問の内容を決め、それに反論してから主張の繰り返しをするパターンになります。

テンプレートは実際に社会人でも知らない方も多く、就職する前に理解しないと情報伝達ができなくて困るものです。

文章を書く目的は相手に伝えるためですが、きちんと構成を把握しないと意味をなさなくなります。

このため、文章力をつけるためには一つひとつのことを意識し、完成すれば読み直しておかしくないか確かめてから提出することが大事です。

最近ではブログやSNSなどでコミュニケーションをする手法が増え、電話と違って通話料金もかからなくて手軽にできます。

電話の会話とメールなどの文章は同じではなく、うまく使い分けるようにしないと伝わりにくいです。文章の書き方は慣れていないと一例などを確かめてコツをつかみ、意識して構成を決めると読みやすくなります。

最適な書き方は短くて的確に伝わるようにすることですが、頻繁に区切りすぎるとまとまりがなくなり逆効果です。

結論を先に書いて具体例を挙げる

文章を書くときは掲載する媒体によってテイストが異なり、クラウドソーシングなどで適当に作成すれば何度も却下されます。

却下された理由は掲載する媒体が求めていないためで、事前に何を書いてほしいのか把握して考えることが重要です。

読む人は最初に何を書いているのか分からないと困り、それだけでページを閉じてしまいます。

このため、結論を先に書いてから具体的に説明するようにしないと意味がなく、読み進めて様々なことが分かるように構成を決めることが大事です。

文章を書く自信がないときは一度本やプロが書いた記事を読み、自分自身の書き方との違いを把握するとコツをつかめます。

また、文章は自分自身が分かればいいわけでなく、読み手に理解してもらわないと無意味です。

プロの文章はいろいろなキーワードが使われますが、活用事例を確かめて生かせるようにすれば上達できます。

クラウドソーシングはただ単に文章を書くだけだと思われがちですが、意識して取り組むとモチベーションが上がるものです。

このため、社会人として文章力をつけるためにはプロの書き方を参考に、結論を先に書いて具体例を挙げるように意識すると上達できます。

おわりに

文章力の事について少しお話してみました。

■社会人として文章力をつけるためには
・限られた文字数の中で伝える
・言いたい内容を明確に決める
・短くて的確に伝わるように書く
・結論を先に書いて具体例を挙げる

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